Xem thêm:
Trước tiên, cần trao đổi để tìm hiểu những yêu cầu của khách hàng đang mong muốn và nhu cầu thực sự của khách hàng. Thêm nữa, chúng ta cần giới thiệu cho khách hàng các lợi ích mà họ có thể có khi sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình. Dựa trên các tiêu chí đánh giá khác nhau mà đưa ra những phương án phù hợp nhất.
Việc đầu tiên doanh nghiệp cần phải xây dựng một phòng họp lớn hoặc nhỏ tuỳ theo nhu cầu. Các tiêu chí đánh giá dựa trên kích thước phòng họp, số lượng ghế ngồi và cách bố trí nội thất, điều kiện ánh sáng cùng các thiết bị đang có sẵn. Sau khi quyết định được các yếu tố trên sẽ tới bước lựa chọn giải pháp sao cho phù hợp. Các hãng cung cấp thiết bị hội nghị truyền hình đều có những dòng sản phẩm riêng có những đặc thù khác nhau. Tuy nhiên, một phòng họp trực tuyến cơ bản bao gồm những thiết bị sau:
Cần lưu ý thêm các yếu tố sau:
Hiện tại, hội nghị truyền hình được chia thành hai giải pháp chính là giải pháp phần cứng và giải pháp phần mềm, đều khắc phục nhược điểm của cách thức họp truyền thống và mang lại nhiều lợi ích, giúp cuộc họp trở nên thú vị và hiệu quả hơn gấp nhiều lần. Tuy nhiên mỗi giải pháp đều có những ưu và nhược điểm khác nhau.
Hệ thống thiết bị họp hội nghị trực tuyến phần cứng chuyên dụng bao gồm: Camera hội nghị, bộ giải mã, microphone. Các thiết bị khác cần có để setup một hệ thống hoàn chỉnh bao gồm: màn hình hiển thị hoặc máy chiếu và màn chiếu, thiết bị lưu trữ, đường truyền mạng. Bên cạnh đó, với nhu cầu đầu tư phòng họp trực tuyến lớn, các doanh nghiệp sẽ cần thêm bộ điều khiển đa điểm MCU và hệ thống âm thanh hội thảo. Dưới đây là chức năng của các thành phần:
Thiết bị đa điểm hay bộ điều khiển đa điểm (MCU): MCU có chức năng điều khiển toàn bộ hệ thống họp trực tuyến, giúp nhận toàn bộ hình ảnh, âm thanh từ các thiết bị đầu cuối tại các điểm cầu và thực hiện đóng gói rồi gửi lại các điểm cầu. Hiện nay MCU cũng được chia thành 02 loại là MCU phần cứng chuyên dụng hoặc máy tính được cài phần mềm chuyên dụng.
Hệ thống quản lý MCU: là giao diện giao tiếp giữa người quản lý với MCU. Hệ thống này cho phép lập lịch và quản lý các phiên làm việc đồng thời cho phép quản lý phần cứng, download phần mềm cho MCU. Xem thêm về thiết bị MCU hội nghị trực tuyến
Thiết bị Endpoint hay thiết bị đầu cuối chuyên dụng có chức năng thu nhận hình ảnh, âm thanh (qua camera, micro) mã hóa và gửi đến hoặc nhận từ MCU qua đường truyền IP dựa trên các giao thức H.323/ SIP. Các thiết bị đầu cuối chuyên dụng còn có cổng giao tiếp với máy tính (PC, Laptop) cho phép kết nối và trình chiếu các tài liệu từ máy tính trong cuộc họp. Thiết bị đầu cuối sử dụng màn hình TV, màn hình máy tính hoặc máy chiếu làm thiết bị hiển thị và có thể sử dụng bất kỳ hệ thống âm thanh nào có sẵn.
Hệ thống hội gnhị truyền hình phần cứng còn được phân chia làm 2 loại là mô hình hội nghị truyền hình sử dụng thiết bị điều khiển đa điểm (MCU) chuyên dụng và giải pháp hội nghị truyền hình sử dụng thiết bị điều khiển đa điểm tích hợp trong thiết bị hội nghị truyền hình (built-in MCU), dưới đây ta sẽ cùng đi tìm hiểu các mô hình này.