Có rất nhiều điểm cần lưu ý khi lên kế hoạch cho một sự kiện, từ hoa và đồ trang trí cho đến phục vụ ăn uống và danh sách khách mời. Một trong những phần quan trọng nhất cần chú ý là khía cạnh nghe nhìn liên quan đến hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng. Khách mời phải có thể nhìn và nghe rõ mọi thứ để họ có thể thư giãn và tận hưởng sự kiện.
Kiểm tra kỹ để đảm bảo mọi thứ chạy trơn tru và phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Hệ thống ánh sáng rõ ràng sẽ khiến khách mời sự kiện của bạn có thể quan sát rõ ràng mọi thứ hơn. Vì vậy, bạn nên chiếu sáng quầy bar, sân khấu và lối ra để mọi người biết họ đang ở đâu. Sử dụng ánh sáng để làm nổi bật sân khấu. Nếu đó là một hội nghị thì điều cực kỳ quan trọng là mọi người có thể nhìn thấy những gì đang diễn ra trên sân khấu. Nếu đó là một sự kiện ngoài trời với quầy bar và tiệc tự chọn thì hãy sử dụng đèn LED nhỏ hoặc đèn pin để thu hút sự chú ý vào đồ ăn và thức uống.
Ánh sáng là phương tiện phù hợp có thể giúp xây dựng bầu không khí và thiết lập giai điệu cho sự kiện. Sử dụng đèn màu phù hợp với chủ đề. Màu xanh lam, tím và đỏ phù hợp cho các sự kiện buổi tối hoặc buổi lễ, trong khi màu vàng và trắng thích hợp cho các cuộc họp và hội nghị. Có rất nhiều loại đèn bạn có thể sử dụng tùy thuộc vào loại hiệu ứng bạn muốn tạo.
Hệ thống âm thanh ánh sáng cho sự kiện chuyên nghiệp (Nguồn: Internet)
Nếu có hàng trăm người tham dự hội nghị và có một diễn giả khách mời, thì nên đặt màn hình xung quanh phòng để tất cả khách mời có thể xem diễn giả. Màn hình cũng hữu ích để phát video và trình bày hình ảnh để thu hút khán giả. Đối với các hội nghị hoặc các cuộc họp lớn, sẽ rất hợp lý nếu có một màn hình LED lớn làm phông nền, hoặc một máy chiếu để phát slide và chiếu logo.
Khi nói đến các khía cạnh AV, hãy xem xét quy mô địa điểm, mục đích của sự kiện, quy mô khán giả và cho dù đó là trong nhà hay ngoài trời. Bạn sẽ cần bộ khuếch đại micrô và loa chất lượng cao để âm thanh rõ ràng. Nếu đó là một sự kiện ăn mừng lớn thì việc thuê một nhóm sẽ xử lý các khía cạnh âm thanh-hình ảnh, vì nó có thể hiệu quả về mặt chi phí là điều đáng giá.
Bộ thiết bị âm thanh dùng cho khoảng 50 khách tham dự sự kiện (Nguồn: Internet)
Để đảm bảo sự kiện trọng đại diễn ra không gặp trở ngại, hãy chuẩn bị trước một vài ngày. Dành thời gian giữa buổi diễn tập và sự kiện sẽ đảm bảo rằng mọi vấn đề có thể được khắc phục với đủ thời gian rảnh rỗi, đây sẽ là liều thuốc giảm căng thẳng lớn. Yêu cầu nhóm của bạn đứng xung quanh phòng và kiểm tra xem tất cả họ có thể nghe thấy bạn trong khi bạn đang nói vào micrô hoặc tai nghe hay không. Đảm bảo âm lượng ở mức hoàn hảo vì âm thanh không được quá lớn; bạn không muốn khách của bạn rời đi với một cơn đau đầu. Nghe có vẻ như một điều hiển nhiên nhưng hãy đảm bảo rằng tất cả các đèn đều hoạt động bình thường, không có gì tệ hơn là đèn sân khấu nhấp nháy hoặc cầu chì bị cháy vào một đêm quan trọng. Đảm bảo máy chiếu được lấy nét, vì bạn không muốn trình chiếu mờ nhạt với khách mời.
Để tạo ra một sự kiện khó quên, điều quan trọng là phải chú ý đến các chi tiết để mọi thứ diễn ra suôn sẻ và khách mời của bạn để lại ấn tượng tuyệt vời. Vì vậy, trước khi chọn cắm hoa và tâm điểm, hãy đảm bảo ánh sáng và âm thanh phù hợp.