Từ A-Z tất cả những gì bạn cần chuẩn bị cho một buổi họp trực tuyến hiệu quả

Đâu đó bạn đã từng than thở khi họp online: Việc họp chiếm nhiều thời gian quá mà vấn đề chưa đâu vào đâu! Tham gia họp xong không nắm rõ nội dung họp! Một tuần liên tiếp 3-4 cuộc họp online họp nhóm nhỏ, họp phòng ban rồi họp toàn công ty! Làm sao để các cuộc họp trực tuyến rút ngắn thời gian, số lượng tối đa mà cho hiệu quả cao nhất?

Từ A-Z tất cả những gì bạn cần chuẩn bị cho một buổi họp trực tuyến hiệu quả

Lập ra văn hóa “họp” cho các buổi họp trực tuyến

Văn hóa họp thường chỉ áp dụng trong nội bộ công ty, tạo một văn hóa họp chung và một tinh thần họp tự do thoải mái sao cho phù hợp với từng mục đích của buổi họp. Ví dụ văn hóa họp chung mà cả phòng ban của bạn cùng thảo luận và thống nhất là “Chủ động, chia sẻ và trách nghiệm” thì tất cả các cuộc họp trong giai đoạn đó các thành viên đều phải tuân theo.

• Chủ động: Chủ động trong mọi tình huống, các văn bản, và ý tưởng trước khi họp
• Chia sẻ: Hết mình góp ý, hỗ trợ hoàn thiện ý tưởng của các thành viên khác trong phòng ban
• Trách nhiệm: Dành hết tâm huyết để hoàn thiện công việc và ý tưởng ở phiên bản tối ưu nhất.

Tinh thần vui vẻ chủ động trong một buổi họp trực tuyến

Bên cạnh văn hóa tinh thần, các trưởng phòng có thể yêu cầu về trang phục giúp tất cả thành viên luôn chỉn chu khi họp online từ đó tạo ra không khí họp chủ động và nghiêm túc hơn.

Tạo sự chủ động cho tất cả thành viên

Sự chủ động của các thành viên tham gia buổi họp là yếu tố cốt lõi về tinh thần tạo ra hiệu quả cho cuộc họp.

Lên lịch cuộc họp từ sớm

Với các thành viên làm việc từ xa thì việc lên lịch họp càng sớm càng giúp thành viên đó có sự chủ động về thời gian khi họp, từ đó có tinh thần họp thoải mái nhất.

Thông báo trước nội dung họp

Các nội dung cuộc họp lên lịch và được thông báo trước không chỉ giúp thành viên chủ động về khung giờ mà còn chỉn chu về khâu chuẩn bị ý tưởng, phương hướng giải quyết cũng như tất cả các giấy tờ cần thiết.

Như vậy cuộc họp sẽ được rút ngắn thời gian tối đa vì ngay khi vào cuộc họp thành viên đã chuẩn bị đầy đủ ý tưởng và sẵn sàng nhận góp ý từ các thành viên có chuyên môn tương tự.

Ngoài ra, các ý tưởng hay giải pháp của mỗi thành viên có thể được tập hợp công khai và nhận góp ý trước thì khi vào họp sẽ mang đến những ý tưởng hoàn thiện nhất, không tốn thời gian setup thêm một cuộc họp khác để thống nhất.

Tạo biên bản ghi chú cho cuộc họp

Biên bản ghi chú sẽ giúp điều phối viên trong cuộc họp tập trung điều hành cuộc họp mà không mất thời gian ghi chú lại những thông tin quan trọng được trình bày từ các thành viên khác mà sẽ nắm bắt trực tiếp từ biên bản được ghi chú online bởi “note taker” của cuộc họp.

Ngoài ra, biên bản còn giúp các thành viên khác nắm bắt sự góp ý của thành viên khác dễ dàng và trao đổi hiệu quả hơn, đồng thời có thể “ôn lại” và sửa đổi ý tưởng nhanh chóng sau khi cuộc họp kết thức nhờ thông tin từ biên bản ghi chú.

Một nền tảng họp tối ưu

Tràn ngập trên các trang web là bài giới thiệu về các hệ thống họp online miễn phí và dễ dàng sử dụng như Zoom, Teams, Google Meeting hay Skype,... đến từ những ông trùm công nghệ trên thế giới. Hay hình thức họp hội nghị truyền hình trực tuyến thông qua các thiết bị phần cứng và các điểm cầu.

Chọn nền tảng hợp phù hợp

Bạn nên tìm hiểu kĩ hơn về ưu nhược điểm của từng nền tảng để chọn ra nền tảng tối ưu nhất cho nhu cầu họp trực tuyến của doanh nghiệp, công ty, hay phòng phòng ban.

Một hệ thống họp trực tuyến phù hợp

Hình ảnh âm thanh đầu vào đầu ra là hai yếu tố đảm bảo sự xuyên suốt thông tin cho cuộc họp, để sự trao đổi không bị gián đoạn. Cuộc họp trực tuyến làm sao có thể hiệu quả khi âm thanh người nói lúc nhỏ lúc to, lúc thì pha lẫn vô số tạp âm. Như vậy một hệ thống âm thanh chuyên nghiệp cho âm thanh thu vào trong trẻo, rõ ràng và hình ảnh sắc nét là điều cần thiết cho mỗi cuộc họp.

Chọn hệ thống âm thanh hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp cho hiệu quả tối ưu

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy tắc khau nhau khi tổ chức họp, dù là họp offline hay họp trực tuyến. Giai đoạn chuẩn bị càn chỉn chu hoàn thiện thì cuộc họp diễn ra càng gặt hái được nhiều kết quả tốt, ý tưởng hay.

Một hệ thống âm thanh chuyên nghiệp đóng vai trò quan trọng cho sự thành công của buổi hội thảo, hội nghị. TCA – Trung Chính Audio phân phối thiết bị âm thanh Bosch, cung cấp giải pháp lắp đặt âm thanh phòng họp chính hãng trên toàn quốc. Mọi nhu cầu về âm thanh, liên hệ ngay TCA qua 024 36 36 60 60 hoặc 024 3628 60 33, chúng tôi sẽ đưa ra giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp, tổ chức của bạn.