Họp trực tuyến là gì? Vai trò của họp trực tuyến cho các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan nhà nước

Họp trực tuyến đang dần phổ biến và được ứng dụng trong rất nhiều lĩnh vực, ngành nghề. Vậy họp online có vai trò gì với các doanh nghiệp, tổ chức và cơ quan vfa làm sao để tổ chức một buổi họp qua internet hiệu quả?

Vai trò của họp trực tuyến với các doanh nghiệp, tổ chức

Họp trực tuyến là gì?

Họp trực tuyến thực chất là một cuộc họp, diễn ra giữa một số lượng người nhất định có khoảng cách xa nhau về địa lý, được hỗ trợ bởi các thiết bị âm thanh.

Họp trực tuyến là giải pháp hội họp, bàn bạc lý tưởng mà các đại biểu tham gia không cần có mặt trực tiếp với nhau, sử dụng sự hỗ trợ của các thiết bị micro, camera để truyền âm thanh, hình ảnh không dây. Hơn nữa, hiện tại các giải pháp họp trực tuyến cũng đang vô cùng phát triển, sử dụng đa dạng trong từng điều kiện khác nhau, có mức đầu tư từ thấp đến chất lượng cao.

Vai trò của họp trực tuyến cho doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan nhà nước

Giải quyết nhu cầu họp cấp bách

Trong quản trị doanh nghiệp, luôn có những vấn đề bất ngờ xảy đến cần giải quyết gấp gáp. Như vấn đề khủng hoảng truyền thông trên mạng xã hội, vấn đề khiếu nại khách hàng,.... Nếu trước đây, chỉ có hai phương án để giải quyết, một là người lãnh đạo tự đưa ra quyết định, thứ hai là tập hợp một cuộc họp nhanh chóng tại công ty.

Họp trực tuyến giải quyết nhu cầu họp cấp bách

Tuy nhiên cả hai phương án đều có những mặt hạn chế nhất định, nhưng giờ đây họp trực tuyến đã trở nên phổ biến. Lãnh đạo có thể tập hợp gấp một cuộc họp online mà không cần lo ngại về vấn đề địa lý, thời gian của nhân viên.

Giữ kết nối liên tục giữa các trụ sở, chi nhánh

Với các công ty đa quốc gia hay các tổ chức quốc tế có trụ sở và chi nhánh ở nhiều quốc gia trên thế giới thì việc đi lại để họp và cập nhật công việc mỗi tuần, mỗi tháng là điều rất khó khăn. Không chỉ về vấn đề kinh tế mà còn là vấn đề thời gian. Với sự hỗ trợ của họp trực tuyến thì việc cập nhật thông tin trở nên dễ dàng và xuyên suốt hơn.

Họp trực tuyến giúp việc cập nhật thông tin giữa các tổ chức doanh nghiệp dễ dàng hơn

Bởi hiện nay, các giải pháp họp trực tuyến vô cùng phát triển mang đến trải nghiệm âm thanh, hình ảnh chân thực như họp trực tiếp. Từ đó tạo cảm hứng cho người họp trình bày và chia sẻ quan điểm, ý kiến.

Họp trực tuyến và hợp tác quốc tế và ngoại tỉnh

Không chỉ hợp tác gắn kết trong nội bộ doanh nghiệp, tổ chức họp trực tuyến còn giúp các tổ chức quốc tế hay doanh nghiệp quốc tế có thể làm việc và đàm phán qua nền tảng online mà không phải di chuyển quá nhiều.

Họp trực tuyến và hợp tác quốc tế

Những lưu ý để tổ chức một cuộc họp trực tuyến thành công

Họp trực tuyến vô cùng tiện lợi, thế nhưng nếu cuộc họp không được tổ chức đúng cách, không hiệu quả sẽ gây sự khó chịu đến nhiều thành viên. Dưới đây là một số lưu ý mà người chủ trì cuộc họp nên quan tâm hơn:

Giải pháp họp trực tuyến thích hợp: Giải pháp phù hợp mang đến âm thanh hình ảnh chân thực rõ ràng, tạo sự thoải mái cho tất cả thành viên khi có sự tương tác với nhau. Ngoài ra, các chức năng hỗ trợ đầy đủ giúp thành viên dễ dàng trình bày và chia sẻ ý tưởng hơn.

• Tạo sự chủ động cho mỗi thành viên: Thông báo trước nội dung và thời gian họp, như vậy thành viên sẽ có khoảng không đầy đủ để chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và các ý tưởng trước khi vào họp.
• Triển khai cuộc họp theo đúng kế hoạch: Bắt đầu đúng thời gian như dự định, hạn chế tối đa việc thay đổi, triển khai các vấn đề theo đúng trình tự đã dự định trước đó.
• Ghi chú cuộc họp: Để các thành viên có thể tập trung trình bày, chia sẻ thì nên có một người chuyên phụ trách ghi chú cho cuộc họp. Như vậy thì tất cả mọi người đều dễ dàng xem lại nội dung qua bản ghi chú mà không cần xem lại một video record cuộc họp dài.

Lên lịch cuộc họp online từ sớm để tạo sự chủ động cho các thành viên

Địa chỉ lắp hệ thống hội nghị trực tuyến trên cả nước

TCA với kinh nghiệm hơn 25 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực âm thanh và phân phối chính thức các sản phẩm âm thanh công cộng, âm thanh hội thảo, âm thanh hội trường và các thiết bị ánh sáng cho sân khấu, vũ trường, Trung Chính Audio tự hào khi nhận được sự tin tưởng của hàng loạt các doanh nghiệp, tập đoàn và các cơ quan bộ sở ban ngành trên cả nước.

Giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến chính hãng, chất lượng các hãng Polycom, Cisco, Aver, Sony…được cung cấp bởi TCA – Trung Chính Audio. Các giải pháp hội họp hỗ trợ từ 2 đến 16, 24 điểm cầu trong hệ thống, phòng họp trực tuyến kết hợp hệ thống hội thảo TOA, Bosch được chính phủ Việt Nam tin dùng.

Với đội ngũ nhân sự kỹ thuật hàng đầu, TCA luôn đảm bảo mang đến cho khách hàng những giải pháp họp tối ưu nhất với giá thành hợp lý.

Hãy liên hệ ngay 0902.188.722 để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn tốt nhất.